Wenn du in Berlin eine Eigentumswohnung vermietest, zahlst du jeden Monat Hausgeld an die WEG — und du legst Nebenkosten auf deinen Mieter um. Das fühlt sich an, als wäre es dasselbe. Ist es aber nicht. Von 320 € Hausgeld im Monat kannst du als Vermieter oft nur rund 60 bis 70 Prozent auf den Mieter umlegen. Die Differenz bleibt an dir hängen. Wer das nicht sauber trennt, rechnet zu viel ab — und kassiert bei der nächsten Betriebskostenabrechnung eine Rückzahlungsforderung. Hier liest du, was du umlegen darfst, was nicht, und wie du beides auseinanderhältst.
Das Grundproblem: Hausgeld ≠ Nebenkosten — du zahlst mehr, als du umlegen kannst
Das Hausgeld ist der Betrag, den du als Eigentümer an die WEG zahlst. Es enthält alles, was die Gemeinschaft an Kosten hat — also auch Posten, die rein dich als Eigentümer betreffen. Die Nebenkosten dagegen sind nur der Teil, den das Mietrecht erlaubt, auf den Mieter abzuwälzen. Diese beiden Begriffe überschneiden sich, sind aber nicht deckungsgleich.
Der entscheidende Maßstab steht nicht im WEG-Recht, sondern im Mietrecht: Umlagefähig ist nur, was als Betriebskosten nach §2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) definiert ist. Alles andere ist Sache des Eigentümers. Genau deshalb bleibt am Ende immer ein Teil des Hausgelds bei dir — und genau deshalb steigt dein Eigenanteil, wenn die WEG mehr für Verwaltung oder Instandhaltung ausgibt. Warum dein Hausgeld gestiegen ist, hat oft direkt damit zu tun, welcher Teil davon überhaupt umlagefähig bleibt.
Was du umlegen kannst (BetrKV §2)
Der Katalog des §2 BetrKV ist abschließend. Steht ein Posten dort nicht drin, ist er nicht umlagefähig. Das sind die typischen Positionen, die du als Vermieter aus deinem Hausgeld auf den Mieter umlegen darfst:
- Grundsteuer: die laufende öffentliche Last auf das Grundstück.
- Wasser & Abwasser: Kaltwasser, Entwässerung, Niederschlagswasser.
- Heizung & Warmwasser: die Betriebskosten der Heizanlage — verbrauchsabhängig abgerechnet.
- Aufzug: Betrieb, Wartung, Strom, Notruf.
- Straßenreinigung & Müllbeseitigung: die laufenden Gebühren der BSR.
- Gebäudereinigung: Treppenhaus, Flure, gemeinsame Flächen.
- Gartenpflege: Pflege der gemeinschaftlichen Grünflächen.
- Beleuchtung: Strom für Außenanlagen und gemeinschaftlich genutzte Räume.
- Schornsteinfeger: Kehr- und Messgebühren.
- Sach- & Haftpflichtversicherung: Gebäude-, Haftpflicht- und Elementarschadenversicherung der WEG.
- Hauswart: die laufende Tätigkeit — nicht aber Reparaturen, die er ausführt.
- Wäschepflege: gemeinschaftliche Waschküche und ihre Einrichtungen.
- Sonstige Betriebskosten: nur, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind — eine pauschale Klausel reicht nicht.
Was du NICHT umlegen kannst
Diese Posten tauchen im Hausgeld auf, dürfen aber nie in die Betriebskostenabrechnung. Versuchst du es trotzdem, ist die ganze Position angreifbar:
- Instandhaltungsrücklage: Die Zuführung ist Vermögensbildung der Gemeinschaft, kein laufender Verbrauch.
- Verwaltervergütung: Das Honorar für die WEG-Verwaltung trägt allein der Eigentümer.
- Kontoführungs- & Bankgebühren: Gebühren für die WEG-Konten sind Verwaltungskosten.
- Instandhaltungs- & Reparaturkosten: Reparaturen am Gemeinschaftseigentum sind keine Betriebskosten.
- Steuerberatung: Kosten für die Steuererklärung der WEG sind nicht umlagefähig.
Die gute Nachricht: Vieles davon kannst du als Werbungskosten in deiner Steuererklärung ansetzen. Verwaltervergütung, Reparaturen und Bankgebühren mindern als Vermieter deine Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Die Zuführung zur Rücklage wirkt sich steuerlich allerdings erst aus, wenn die WEG sie tatsächlich verwendet.
Unterm Strich heißt das: Der nicht umlagefähige Teil deines Hausgelds ist kein verlorenes Geld, aber er wandert vom Mieter zu deiner Steuererklärung. Du musst ihn nur sauber als Eigentümeranteil ausweisen und in der Anlage V geltend machen. Genau deshalb lohnt es sich, schon bei der WEG-Abrechnung Zeile für Zeile zu trennen — was auf den Mieter geht und was bei dir bleibt. Wer das einmal sauber aufsetzt, spart sich jedes Jahr Arbeit und vermeidet, dass das Finanzamt absetzbare Posten streicht.
Umlagefähig oder nicht? Die Hausgeld-Posten auf einen Blick
Diese Tabelle zeigt für die häufigsten Hausgeld-Positionen, ob du sie auf den Mieter umlegen darfst — und ob sie bei dir als Werbungskosten ankommen:
| Hausgeld-Position | Umlagefähig? | Werbungskosten? |
|---|---|---|
| Grundsteuer | Ja | umgelegt: nein |
| Wasser / Abwasser | Ja | nein |
| Heizung / Warmwasser | Ja | nein |
| Hausmeister | Ja | nein |
| Versicherung (Gebäude / Haftpflicht) | Ja | nein |
| Aufzug | Ja | nein |
| Verwaltervergütung | Nein | Ja |
| Instandhaltungsrücklage | Nein | erst bei Verwendung |
| Reparaturen / Instandhaltung | Nein | Ja |
| Bank- / Kontogebühren | Nein | Ja |
Übersicht der gängigen Posten. Die genaue Aufteilung hängt von deiner WEG-Abrechnung und deinem Mietvertrag ab.
Abrechnungszeitraum & Frist
Die Betriebskosten rechnest du über einen Abrechnungszeitraum von 12 Monaten ab — meist das Kalenderjahr. Danach läuft die Uhr: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§556 Abs. 3 BGB).
Verpasst du diese Frist, ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen — du bleibst auf der Differenz sitzen. Eine Ausnahme gilt nur, wenn du die Verspätung nicht zu vertreten hast, etwa weil die WEG-Abrechnung selbst zu spät kam. Ein Guthaben musst du dem Mieter umgekehrt immer auszahlen, auch wenn du spät dran bist.
Für dich als Vermieter in einer WEG ist das oft ein Wettlauf gegen die Zeit. Du musst nicht auf die fertige WEG-Jahresabrechnung warten — die Betriebskostenabrechnung darf mit vorläufigen oder geschätzten Zahlen erstellt werden. Wichtig ist, dass du nachweisbar versuchst, die nötigen Daten zu beschaffen, und die 12-Monats-Frist nach §556 Abs. 3 BGB einhältst. Vereinbare im Mietvertrag eine monatliche Vorauszahlung, die realistisch ist: Setzt du sie zu niedrig an, sammelt sich über das Jahr eine hohe Nachzahlung an, die viele Mieter überrascht und zu Streit führt.
Umlageschlüssel
Wie die Kosten auf die Mieter verteilt werden, regelt der Umlageschlüssel. Bei WEG-Einheiten gilt, wenn der Mietvertrag nichts anderes bestimmt, der WEG-Umlageschlüssel (§556a Abs. 3 BGB). Heizung und Warmwasser sind die Ausnahme — sie werden nach der Heizkostenverordnung überwiegend verbrauchsabhängig verteilt.
WEG-Schlüssel ≠ mietrechtlicher Schlüssel
Hier liegt eine typische Falle. Die WEG verteilt ihre Kosten nach Miteigentumsanteilen oder einem in der Teilungserklärung festgelegten Schlüssel. Der mietrechtliche Schlüssel kann ein ganz anderer sein. Beide müssen zusammenpassen, sonst rechnest du falsch. Du musst die Posten aus deiner WEG-Abrechnung also erst auf deine Wohnung herunterbrechen und dann nach dem mietrechtlichen Schlüssel auf den Mieter verteilen. Wie der WEG-Schlüssel zustande kommt, steht im Wirtschaftsplan. Und wie du Heizkosten in der WEG richtig abrechnest, ist ein Thema für sich.
5 häufigste Fehler Berliner Vermieter-Eigentümer
- Hausgeld 1:1 weitergeben. Das komplette Hausgeld als Nebenkosten abrechnen — inklusive Rücklage und Verwaltung. Der häufigste und teuerste Fehler.
- WEG-Schlüssel ungeprüft übernehmen. Den Verteilerschlüssel der WEG einfach in die Betriebskostenabrechnung kopieren, ohne ihn mit dem Mietvertrag abzugleichen.
- Frist verpassen. Die Abrechnung erst nach Ablauf der 12 Monate verschicken — und damit die Nachforderung verlieren.
- Reparaturen einrechnen. Einzelne Reparaturkosten als „Instandhaltung“ in die Nebenkosten schmuggeln. Nicht umlagefähig.
- Sonstige Kosten ohne Klausel. „Sonstige Betriebskosten“ abrechnen, obwohl sie im Mietvertrag nicht konkret benannt sind.
SARA liest deine WEG-Jahresabrechnung und teilt jede Position automatisch in umlagefähig und nicht umlagefähig auf — Grundsteuer und Wasser landen bei den Nebenkosten, Verwaltervergütung und Rücklage bei deinem Eigentümeranteil. Den nicht umlagefähigen Teil exportiert SARA gleich als Werbungskosten-Aufstellung für deinen Steuerberater. So rechnest du nie mehr ab, als das Mietrecht erlaubt.
SARA liefert Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Tiefer ins Thema einsteigen kannst du in den Grundlagen zum Vermieten in der WEG. Und wenn du den Gesamtüberblick suchst, hilft der WEG-Ratgeber für Berliner Eigentümer.