ReachOut Software GmbH, Grolmanstraße 40, 10623 Berlin · info@apis.immo · Vertreten durch: Moritz Tittler
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf deutschen Servern (Serverstandort: Frankfurt am Main). Alle Daten werden verschlüsselt gespeichert.
Beim Besuch der Website erfassen wir technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Browser, Zeitstempel) auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Diese Daten werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.
Bei der Registrierung erheben wir Name und E-Mail-Adresse zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Diese Daten werden für die Dauer der Nutzung gespeichert und auf Anfrage gelöscht.
Beim Hochladen von Dokumenten (Jahresabrechnungen, Mietverträge etc.) werden diese verschlüsselt gespeichert. Zugriff haben ausschließlich der Eigentümer sowie von ihm freigegebene Parteien.
Zahlungen im Apis Shop werden über Stripe Payments Europe Ltd. (1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland) abgewickelt. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten gemäß eigener Datenschutzerklärung (stripe.com/de/privacy). Wir erhalten keine vollständigen Kartendaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Für Terminbuchungen nutzen wir HubSpot Meetings (HubSpot Ireland Limited, One Dockland Central, Guild Street, Dublin 1, Irland). Dabei werden Name, E-Mail-Adresse und gewählter Termin an HubSpot übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung).
Hochgeladene Dokumente werden durch unsere KI-Assistentin SARA automatisiert analysiert, um daraus Informationen und Orientierung bereitzustellen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf deutschen Servern. Deine Dokumente werden nicht an Dritte und nicht zum Training von KI-Modellen weitergegeben oder verwendet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Jedem Gebäude bzw. jeder WEG kann eine gebäudebezogene E-Mail-Adresse (z. B. mustermannstr14@apis.immo) zugewiesen werden. An diese Adresse gerichtete Nachrichten werden automatisiert verarbeitet, um daraus strukturierte, rollenbasiert gefilterte Vorgangs-Zusammenfassungen zu erstellen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse an einer strukturierten Vorgangserfassung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit Apis die Nachrichten im Auftrag einer Hausverwaltung oder eines Eigentümers verarbeitet, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Auf Wunsch eines Eigentümers prüfen wir den Status der für ein Mietverhältnis relevanten (Pflicht-)Versicherungen des Mieters und übermitteln dem Eigentümer ausschließlich eine Status-Rückmeldung (z. B. „vorhanden“ / „nicht nachgewiesen“), nicht die zugrunde liegenden Detaildaten. Personenbezogene Daten des Mieters werden hierbei nur auf Grundlage der aktiven Einwilligung des Mieters verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Der Mieter erteilt diese Einwilligung selbst in seinem eigenen Mieter-Account; ohne sie findet keine Prüfung statt. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Beim ersten Seitenaufruf werden ausschließlich technisch notwendige Cookies gesetzt. Über ein Cookie-Consent-Banner (bereitgestellt durch HubSpot Ireland Limited, One Dockland Central, Guild Street, Dublin 1, Irland) können Sie in die folgenden Kategorien einwilligen: Analyse und Werbung/Marketing. Notwendige Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich und nicht abwählbar.
Analyse- und Marketing-Cookies (u. a. Google Tag Manager, Google Analytics 4 und Leadinfo) werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung geladen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; § 25 Abs. 1 TDDDG). Wir setzen zusätzlich Google Consent Mode ein, das standardmäßig alle nicht notwendigen Speicherzugriffe blockiert, bis eine Einwilligung vorliegt. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über das Banner widerrufen oder anpassen.
Die eingesetzten Dienste können personenbezogene Daten (z. B. IP-Adresse) auch in Drittländer übermitteln; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework.
Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen — soweit erforderlich — Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bestehen:
Daten werden nicht an Dritte verkauft. Eine Weitergabe erfolgt nur soweit gesetzlich erforderlich oder zur Vertragserfüllung notwendig (z. B. an die oben genannten Dienstleister).
Bienenpatenschaft. Rufst du die Bienenpatenschaft oder Honig-Angebote auf, werden die von dir dort angegebenen Daten an Berliner Bienen weitergegeben, mit denen der jeweilige Vertrag zustande kommt. Insoweit gelten die Datenschutzhinweise von Berliner Bienen.
Sie haben das Recht auf: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21 DSGVO).
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Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.
Wir behalten uns vor, diese Erklärung bei rechtlichen Änderungen anzupassen. Stand: Juli 2026.