Die Hausverwaltung ist der größte fixe Dienstleistungsposten deiner WEG — und einer der intransparentesten. Eine Berliner WEG zahlt für die Verwaltung meist 18–40 € pro Einheit und Monat. Bei 12 Einheiten sind das schnell über 4.000 € im Jahr, die jede Gemeinschaft Monat für Monat trägt. Trotzdem prüfen die wenigsten Eigentümer, ob dieser Preis fair ist und was sie dafür eigentlich bekommen. Hier liest du, welche Aufgaben eine Verwaltung leisten muss, was in Berlin marktüblich ist und woran du eine wirklich gute Verwaltung erkennst.
Was eine Hausverwaltung leisten muss
Die Aufgaben und Befugnisse der Verwaltung regelt §27 WEG. Die Verwaltung führt die laufenden Geschäfte der Gemeinschaft, setzt Beschlüsse um und sorgt für die ordnungsgemäße Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums. Dazu kommt der finanzielle Kern: Nach §28 WEG erstellt sie den Wirtschaftsplan für das kommende Jahr und die Jahresabrechnung für das vergangene. Das sind die beiden Dokumente, über die deine WEG abstimmt und an denen dein Hausgeld hängt. Beide müssen nachvollziehbar, vollständig und fristgerecht sein — daran misst sich, ob eine Verwaltung ihr Handwerk beherrscht. Eine Abrechnung, die niemand mehr prüfen kann, weil Belege fehlen oder Positionen unklar sind, ist ein erstes Warnzeichen.
Konkret gehören zu den Pflichtaufgaben:
- Buchführung über alle Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft, getrennt vom eigenen Vermögen.
- Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung erstellen und zur Beschlussfassung vorlegen.
- Eigentümerversammlung einberufen, leiten und protokollieren — mindestens einmal im Jahr.
- Beschlüsse umsetzen und die Beschluss-Sammlung führen.
- Instandhaltung organisieren: Handwerker beauftragen, Angebote einholen, Mängel verfolgen.
Diese Aufgaben klingen nach Verwaltung im Hintergrund — in der Praxis entscheiden sie aber direkt über deine Kosten. Eine Verwaltung, die Handwerkerangebote sorgfältig einholt und vergleicht, spart der Gemeinschaft jedes Jahr Geld. Eine, die immer denselben teuren Betrieb beauftragt, kostet dich über die Rücklage und das Hausgeld. Genau deshalb lohnt sich der genaue Blick darauf, wie gut diese Pflichtaufgaben tatsächlich erledigt werden — nicht nur, ob sie erledigt werden.
Wie genau diese Verwaltungsgebühren in deinem Hausgeld auftauchen, zeigt dir die Verwaltungsgebühren im Wirtschaftsplan. Dort siehst du den Posten als Jahresbetrag — teile ihn durch die Zahl der Einheiten und die Monate, und du hast deinen Vergleichswert für die Tabelle weiter unten.
Berliner Preisspanne 2026
Es gibt keine amtlichen Festpreise — die folgenden Zahlen sind marktübliche Spannen zur Orientierung. Die Faustregel: Je größer die WEG, desto niedriger der Preis pro Einheit, weil sich der Grundaufwand — Buchhaltung, Abrechnung, eine Versammlung — auf mehr Schultern verteilt. Eine kleine Gemeinschaft mit acht Wohnungen verursacht fast denselben Verwaltungsaufwand wie eine mit zwanzig, zahlt ihn aber mit deutlich weniger Einheiten ab. Deshalb liegen kleine WEGs am oberen Ende der Spanne und große am unteren.
| WEG-Größe | Einheiten | Preis je WE / Monat |
|---|---|---|
| kleine WEG | bis 10 WE | 28–40 € |
| mittlere WEG | 10–30 WE | 22–32 € |
| große WEG | 30+ WE | 18–26 € |
Marktübliche Spannen, keine amtlichen Festpreise — je nach Lage, Umfang und Zustand der Anlage.
Rechne es für deine WEG durch: Eine 12-WE-WEG × 30 €/Monat ergibt 360 € im Monat — und damit 4.320 € im Jahr. Das ist kein kleiner Posten, sondern eine wiederkehrende Größe, die du jedes Jahr gegen die Leistung halten solltest. Wie sich das in die Gesamtkosten einordnet, zeigt das Hausgeld in Berlin im Vergleich.
Was im Grundpreis steckt — und was extra kostet
Der entscheidende Punkt bei jedem Angebot: Was ist im Pauschalhonorar enthalten, und was wird separat abgerechnet? Hier liegen die größten Unterschiede zwischen einem günstigen und einem teuren Vertrag — und hier verstecken sich die meisten Überraschungen. Zwei Verwaltungen mit identischem Monatspreis können sich über das Jahr um mehrere tausend Euro unterscheiden, wenn die eine viele Leistungen einschließt und die andere fast alles als Sonderhonorar abrechnet. Den reinen Monatspreis zu vergleichen führt deshalb in die Irre.
Im Grundpreis enthalten
- Laufende Buchführung und Zahlungsverkehr
- Jahresabrechnung für die gesamte WEG
- Wirtschaftsplan für das Folgejahr
- Eine ordentliche Eigentümerversammlung pro Jahr inklusive Protokoll
Häufig extra (Sonderhonorar)
- Zweite Versammlung im selben Jahr (z. B. außerordentliche Versammlung)
- Sonderkorrespondenz mit einzelnen Eigentümern, Anwälten oder Behörden
- Bauleitung bei größeren Sanierungen — oft als Prozentsatz der Bausumme
- Steuerthemen wie §35a-Bescheinigungen oder Sonderauswertungen
Ein scheinbar günstiges Pauschalhonorar kann sich über Sonderleistungen schnell verteuern. Lass dir deshalb immer eine vollständige Leistungsliste mit Stundensätzen geben — nicht nur den Monatspreis.
7 Qualitätskriterien für eine gute Verwaltung
Der Preis ist nur die halbe Wahrheit. Eine gute Verwaltung spart dir über die Jahre mehr Geld, als sie kostet — durch saubere Abrechnungen, schnelle Reaktion und ordentliche Instandhaltung. Eine schlechte Verwaltung dagegen kostet dich nicht nur das Honorar, sondern auch verschleppte Schäden, fehlerhafte Abrechnungen und Sonderumlagen, die bei besserer Planung vermeidbar gewesen wären. Diese sieben Kriterien trennen eine professionelle Verwaltung von einer, die nur Geld einzieht:
- Reaktionszeit: Auf Anfragen sollte spätestens innerhalb von 48 Stunden eine Reaktion kommen — das zeigt, ob deine WEG personell überhaupt betreut wird.
- Qualifikation: Ein zertifizierter Verwalter nach §26a WEG mit IHK-Sachkundenachweis ist ein deutliches Plus — Eigentümer können ihn seit Ende 2023 verlangen.
- Getrennte Konten je WEG: Pflicht. Das Vermögen deiner Gemeinschaft muss strikt vom Vermögen der Verwaltung getrennt geführt werden — kein Sammelkonto über mehrere Objekte.
- Digitales Eigentümerportal: Belege, Beschlüsse und Abrechnungen online einsehbar — statt Papier auf Anfrage.
- Versammlungs- und Protokollqualität: Klare Tagesordnung, saubere Beschlussformulierungen und ein Protokoll, das innerhalb angemessener Frist vorliegt.
- Transparenz bei Sonderleistungen: Stundensätze und Sonderhonorare stehen klar im Vertrag — keine versteckten Posten in der Abrechnung.
- Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung: Sie deckt Schäden ab, wenn die Verwaltung Geld der Gemeinschaft falsch verwaltet — ein Muss für jede seriöse Verwaltung.
Die laufende Kontrolle dieser Punkte ist Aufgabe des Beirats. Mehr dazu liest du in der Beirat als Kontrollorgan der Verwaltung.
Der Verwaltervertrag: was reinmuss, was du verhandeln kannst
Der Verwaltervertrag ist die Grundlage für alles — und genau hier bestimmst du als Gemeinschaft die Spielregeln. Viele Eigentümer unterschreiben den vorgelegten Standardvertrag der Verwaltung, ohne ihn zu prüfen. Dabei ist er verhandelbar, und kleine Änderungen wirken über die gesamte Laufzeit. Zwei Dinge sind besonders wichtig: die Laufzeit und die Sonderhonorare.
Die Bestelldauer ist gesetzlich begrenzt: höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung der WEG höchstens drei Jahre. Das ist kein Verhandlungspunkt, sondern eine gesetzliche Obergrenze — sie schützt dich davor, dich langfristig an eine schlechte Verwaltung zu binden. Du kannst aber sehr wohl eine kürzere Laufzeit vereinbaren.
Verhandelbar sind in der Regel:
- Laufzeit — kürzer als die gesetzliche Obergrenze, um flexibel zu bleiben.
- Sonderhonorare — feste Beträge oder gedeckelte Stundensätze statt offener Pauschalen.
- Bauleitungshonorar — der Prozentsatz bei Sanierungen lässt sich oft drücken.
Prüfe den Vertrag am besten gemeinsam mit dem Beirat, bevor die Gemeinschaft abstimmt — du kannst den Verwaltervertrag auf der Versammlung prüfen und nicht erst, wenn er schon läuft.
Wann wechseln? Warnsignale und Zeitpunkt
Nicht jeder Ärger rechtfertigt einen Wechsel — eine neue Verwaltung einzuarbeiten kostet Zeit, und ein Wechsel mitten im Wirtschaftsjahr führt oft zu Reibungsverlusten. Aber einige Warnsignale solltest du ernst nehmen. Wenn mehrere davon zusammenkommen, ist es Zeit, die Verwaltung infrage zu stellen:
- Anfragen bleiben tagelang oder wochenlang unbeantwortet.
- Die Jahresabrechnung kommt regelmäßig zu spät oder ist fehlerhaft.
- Beschlüsse werden nicht oder verspätet umgesetzt.
- Belege werden auf Nachfrage nicht oder nur zögerlich herausgegeben.
- Sonderhonorare tauchen auf, die niemand beauftragt hat.
Der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel ist meist das Jahresende: Dann ist die Abrechnung abgeschlossen, und die Übergabe läuft sauber an einer klaren Schnittstelle. Plane den Wechsel so, dass die neue Verwaltung mit dem neuen Wirtschaftsjahr startet — dann übernimmt sie ein abgeschlossenes Jahr und beginnt mit einem frischen Wirtschaftsplan, statt sich in eine halb fertige Buchhaltung einarbeiten zu müssen. Bereite den Beschluss rechtzeitig vor der Versammlung vor, damit die Gemeinschaft eine echte Alternative zur Auswahl hat und nicht unter Zeitdruck entscheidet. Wie der Wechsel konkret abläuft, liest du in Hausverwaltung wechseln: Schritt für Schritt.
SARA liest deine Jahresabrechnung und rechnet aus, wie viel deine WEG je Einheit für die Verwaltung zahlt — und ob dieser Wert im Berliner Rahmen von 18–40 € pro Einheit und Monat liegt. So erkennst du auf einen Blick, ob du verhandeln solltest, bevor der Vertrag automatisch weiterläuft.
SARA liefert Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Unterm Strich gilt: Die günstigste Verwaltung ist selten die beste, und die teuerste nicht automatisch ihren Preis wert. Vergleiche die volle Leistung gegen das volle Honorar — inklusive der Sonderposten — und ordne deinen Preis je Einheit in die Berliner Spanne ein. So zahlst du nicht mehr als nötig und bekommst trotzdem eine Verwaltung, die deine WEG wirklich betreut.
Tiefer ins WEG-Thema einsteigen kannst du jederzeit im WEG-Ratgeber für Berliner Eigentümer.